Paris Musées : une journée pour comprendre l'IA et commencer à l'encadrer

Au musée Carnavalet, les visiteurs posent leurs questions à un agent conversationnel conçu par Ask Mona. Le 11 septembre, c'était au tour des équipes de communication de Paris Musées de poser les leurs, sur ce qui se passe à l'intérieur de ces outils. Une dizaine de responsables se sont réunis toute une journée rue de Chabrol : l'équipe du siège, et des équipes des musées Carnavalet, Cernuschi, Bourdelle et Cognacq-Jay. Au programme, comprendre le fonctionnement de l'IA générative, s'en servir sur leurs propres dossiers, et poser les premières règles communes.

Pourquoi commencer par la communication

Agnès Benayer, directrice du développement, de la communication et des publics de Paris Musées, est à l'origine de cette session. Nous lui avons demandé ce qui l'avait motivée.
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« Nous avons proposé cette formation en priorité aux responsables de communication des musées de la Ville de Paris avec à la fois un objectif de les sensibiliser à l'usage de l'IA mais aussi afin de leur montrer très concrètement comment son utilisation pouvait constituer une ressource pour certaines tâches au quotidien. Nous avons ciblé le secteur de la communication car nous avons aujourd'hui un certain recul sur les pratiques liées à ce domaine qui a toujours évolué avec des enjeux forts de formation et d'employabilité mais aussi de transformation importante pour les stratégies de référencement par exemple, la vérification des sources ou encore les risques réputationnels. »

La journée a été préparée en amont avec son équipe. Les exercices de l'après-midi reposaient sur des cas réels de Paris Musées, pas sur des exemples génériques.

Le matin, comprendre ce qu'il y a sous le capot

Autour de la table, les niveaux étaient très inégaux. Certains utilisaient déjà l'IA chaque semaine, d'autres ne l'avaient presque jamais ouverte. Nous avons donc commencé par un tour de table sans filet : qui a déjà testé l'IA générative, qui s'en sert au travail, qui l'a déjà prise en flagrant délit d'hallucination.
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Nous sommes ensuite entrés dans le fonctionnement des outils : les réseaux de neurones, les grands modèles de langage, les modèles de diffusion qui génèrent les images. Le but était que chacun sache ce que l'outil fait bien et où il se trompe.
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Tout cela a des conséquences directes pour des communicants. Un modèle qui invente une date avec aplomb oblige à revoir la vérification avant publication. Les moteurs conversationnels, qui répondent à la place des pages de résultats, changent la façon de travailler le référencement d'un musée. Enfin, une image générée pose des questions de droits, de biais de représentation et de mention de l'IA. Chacun de ces sujets touche au risque réputationnel, et ils ont pris toute leur place dans la discussion, empreinte environnementale comprise.

L'après-midi, sur leurs propres dossiers

L'après-midi a commencé par la configuration des comptes : confidentialité, instructions personnalisées, ton. Nous avons posé les bases du prompt, puis chacun les a appliquées à ses propres dossiers : décliner la présentation d'une exposition pour Instagram, LinkedIn et l'infolettre, ou transformer un texte curatorial en publication grand public sans perdre en précision.
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Nous avons ensuite exploré l'environnement de travail qui entoure le modèle, ce qu'on appelle le harnais. Les projets regroupent conversations et documents autour d'un même chantier, et chacun a monté le sien pour une « Campagne Nuit des musées ». La mémoire permet à l'outil de retenir le contexte de l'établissement. Les connecteurs le relient aux outils du quotidien, et les skills transforment une tâche récurrente en compétence réutilisable. La journée s'est poursuivie par une bataille de prompts en génération d'images et une prise en main de NotebookLM pour synthétiser plusieurs documents.
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« La formation dispensée était d'autant plus adaptée que nous avions pu échanger en amont pour en définir les contours. S'adressant à des personnes ayant des connaissances et pratiques très inégales, nous avions choisi de consacrer en matinée un temps "théorique" à la définition de l'IA et des outils existants. Ces échanges ont permis d'aborder de nombreux sujets d'ordre pratique, éthique, écologique et de positionner la formation au bon niveau permettant à chacun de se situer et de s'exprimer sur son rapport à l'IA : ses usages, ses craintes ou son appétence pour l'utilisation. L'après-midi était consacrée à des cas pratiques alternant plusieurs exercices d'exemples de prompts, construction de modèles nourris par des exercices et un accompagnement individualisé du formateur. Sa connaissance de l'écosystème des musées a permis véritablement de bien cibler les besoins et d'enrichir les discussions de constats et pratiques existantes dans le secteur de l'art et de la culture. »

Ce que les équipes ont emporté

Une formation d'une journée s'oublie vite si rien ne reste ensuite. Nous avons donc conçu pour Paris Musées une bibliothèque de 47 prompts écrits pour la communication du siège et des musées. On y trouve le brief de campagne d'exposition, le carrousel pédagogique, la page d'exposition, la FAQ visiteurs, le texte alternatif d'une image, le communiqué de presse, le message d'attente en cas d'incident et l'analyse des résultats d'une campagne. Chaque prompt indique le modèle à utiliser, liste les variables à remplacer et rappelle les vérifications à faire avant diffusion. Un onglet permet de construire ses propres modèles.
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Les participants sont aussi repartis avec les supports de la journée et notre livre blanc sur le GEO.

Poser des règles avant que les usages ne s'installent

Le dernier temps de la journée portait sur la gouvernance. En nous appuyant sur les travaux préparatoires de la charte IA de la Ville de Paris, nous avons mis en discussion six règles simples : n'utiliser l'IA que lorsqu'elle apporte une vraie valeur, ne transmettre aucune donnée sensible dans un outil non autorisé, vérifier les faits, les noms et les droits, rester responsable du contenu (l'IA propose, une personne valide), signaler l'usage de l'IA lorsqu'il est significatif, et demander une validation pour tout usage sensible ou nouveau.
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Ces règles répondent à un risque que toutes les institutions connaissent. Les agents utilisent déjà l'IA, souvent sur des comptes personnels, sans que personne n'en fixe le cadre.
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« La formation a montré que les équipes l'utilisaient déjà à des degrés différents. Les "livrables" fournis à l'issue de la formation vont les aider à approfondir certains "communs". L'intégration plus large dans les pratiques des équipes va s'opérer par étapes et en concertation avec la politique de la Ville. À ce jour, c'est Copilot qui est utilisé en interne avec des capacités encore limitées et nous sommes en cours de rédaction d'une charte éthique pour Paris Musées. Pour ma direction qui inclut aussi le numérique, le service des publics et le développement, cette formation a permis d'aborder l'IA sans tabou avec une approche professionnelle métier qui va aider à cadrer les usages et le périmètre de son utilisation pour éviter la multiplication des "Shadow IA" et les conséquences qui en découlent. »

Plusieurs sessions sont en préparation pour les équipes des autres musées du réseau.

Vous utilisez déjà Ask Mona ?

Paris Musées connaissait l'IA côté visiteurs, avec l'agent déployé à Carnavalet. Avec cette formation, ses équipes l'abordent désormais côté métier : comment les modèles fonctionnent, où ils se trompent, et comment s'en servir sans perdre le contrôle. Beaucoup d'institutions équipées de nos solutions en sont au même point.
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Nous accompagnons celles qui veulent aller plus loin avec l'Ask Mona Academy. Chaque formation commence par un cadrage d'une heure avec vos équipes et s'appuie sur vos propres dossiers. Valentin Schmite l'anime en personne, et elle peut se prolonger par un travail sur votre charte IA.
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Photo d'en-tête : cour Louis XIV du musée Carnavalet, Lionel Allorge, CC BY-SA 3.0, via Wikimedia Commons.